マレーシアでも支払いを証明するために、会計の処理では領収証が必要になります。しかし、何らかの事情で領収証が入手できない場合があります。
例えば、知人に一日だけ仕事を手伝ってもらった時などの支払いに対しては、領収証を発行してもらう事は無いと思います。
その場合は、会社側で Payment Voucher (ペイメントバウチャー)を発行して、相手からサインをもらっておきます。日本では、支払伝票に該当するでしょうか。
他にもコミッションを現金で支払う場合、相手が領収証を発行する事ができない場合などに、Payment Voucher (ペイメントバウチャー)を発行します。
会社ダイレクターの個人負担で、会計の手間を省く方もいるようですが、Payment Voucher (ペイメントバウチャー)の利用方法が分かると便利です。
Payment Voucher (ペイメントバウチャー)は、文房具屋で売っているものを使用すれば良いです。しかし、私は街の文房具屋で使いやすいものを見つける事ができないので、LAZADA で購入しています。
ノーカーボン紙の二枚綴りで、不必要な項目が少ないシンプルなPayment Voucher (ペイメントバウチャー)を使っています。
一冊の費用が安いこともあってLAZADAの送料と購入の手間は減らすため、毎回まとめ買いしています。なお、参考までにですが、次の商品を購入しています。
Payment Voucher の書き方
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- Pay To: 支払った相手の名前。個人に対しての支払いではIC番号も記入しています。その際にICのコピーも入手しています。コミッションの支払いで必要になる場合ある様です。（監査会社にて確認の必要があります。）
- Voucher No: 番号で管理する場合に記入。通し番号で管理してないため、省略しています。
- Date: 支払い日の日付。
- DESCRIPTION: 支払いの内容。複数の項目がある場合、行を変えて記入。
- AMOUNT: 各項目に対応する金額を記入。線の右側はセント。
- A/C: アカウント。勘定科目を記入します。省略しています。
- Cash/Cheque: 現金または小切手などの支払い方法を記入。
- RM: 支払金額の合計。
- The Sum of RM: 支払金額の合計をアルファベットで記入。省略しています。
- Payment Approved by: 支払いする会社側の担当者のサイン。相手の控えとして写しを渡す場合、会社のチョップ。
- Received by: 受取人のサイン。このサインが重要です。
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Payment Voucher の使用例
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- 業者がインボイスやレシートを持っていなかった場合。
- 社員の給与を現金で支払う場合。
- 知人にパートタイムで仕事をしてもらった場合。
- 業者がインボイスやレシートを持っていなかった場合。
- 業者がインボイスやレシートを発行しない場合。
- 紹介料やコミッションを支払う場合。
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余談ですが、警察に止められて、その場でお金を渡したので、会計処理したいというお問い合わせがあります。敢えて処理するのであれば、Payment Voucher (ペイメントバウチャー)を発行する方法があるかもしれませんが、果たしてサインをしてもらえるでしょうか？
他にも有効な Payment Voucher の活用法や、他の方法などあれば、下のコメント欄で教えて頂ければと思います。