マレーシアで成功されている日本人実業家から伝授される『起業の奥義』をまとめるよう仰せつかっている、非IT起業家のブログです。
さて、その日本人実業からアドバイスされたBCCメールの注意事項がありました。ビジネスでメールでは決して『BCC』を使用してはならないと言うお話です。それを説明する前に、ちょっとメールの宛先の種類の違いを確認します。
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メール送り先欄の種類
まず、『TO (宛先)』は、メールの相手であって、連絡や報告、処理や作業の依頼、判断を依頼したい直接の相手に対して利用します。次に『CC』、これは参考として情報共有をする目的で利用します。メールアドレスは受信者全員に開示されます。
そして、今回のテーマの『BCC』、これはTO(宛先)とCCと、その他のBCCのアドレス欄の受信者には、BCCのアドレスが表示されないため、BCCでの受信者が居ることを隠す事ができます。
そして、実際のビジネスの場で、よくあるBCCの使われ方として、顧客とのメールで、自分の会社の上司や社長にBCCに入れている場合を見受ける事があります。
BCCを利用する心理
ここでマレーシアで成功されている日本人実業家から問い掛けは、なぜBCCでメールを送る必要があるのかと言うこと。
BCCを利用する人の理由を考えてみると。。。会社の上司や社長の指示でBCCを利用しているか、相手を罠にはめてやろうという魂胆があるケースが考えられる。それ以外の理由ならば、BCCでは無くCCでメールを送れば良いことです。
会社の上司や社長の指示でBCCでメール送っている場合の心理を掘り下げてみると、上司や社長が顧客や社員に対して疑心や不信があるからにほかなりません。顧客や社員を信頼しているのであれば、受信者の一人に上司や社長がいることを隠す必要はありません。
社員に対してBCCでメールを含めるように指示する上司や社長の心理は、顧客とのメールのやり取りで社員に対して、その上司や社長を差し置いて、顧客と懇意になる事を警戒している事や、そのメールの顧客からの返信にて、担当社員を信頼した本心からのメッセージを探りたいというのが考えられます。
つまり、社員にBCCでメールを送る様に指示する人は、自分に自信がない心理の現れ。
それは時として社員教育という名目にて行われますが、社員教育なのであればCCであって問題はありません。TO(宛先)でメールを受信した顧客が、BCCでメールを読んでいる人が他にいることが分かって、気分が良くなる人は全くいない事を理解する必要があります。
逆に考えると、そういう会社や社長はウラオモテがあると考えて差し支えない。顧客の前では良いこと言っておきながら、裏では何を言っているか分からない。信頼できる会社か信用のおける会社か判断されても仕方がありません。
社員の立場でのBCC
社員の立場であるのならば、社長命令や上司命令で、BCC使わざる得ない場合もあるかもしれません。その場合、顧客に対して直接会った時や、個人的な連絡などで、BCCでメールが含まれている事を伝えておいた方が良いですね。
顧客は会社を信頼して仕事を頼んでいるのではなく、担当者を信頼しているのです。社長や上司のために個人の信頼を失う必要はありません。
中には、BCCで受信したメールを、都合の悪い時に敢えて顧客に直接転送する人もいますので、十分注意する必要があります。そう言うケースのためにBCCを指示する人もいることを認識せねばなりません。
悪者になるのはBCCでメールを送る様に指示した人ではなく、BCCでメールを送った人になります。当然、仕事ができる人ほど、この様な罠にはまりやすい。
日本人実業家からの教え
社長や上司の立場であるのならば、小さな視野でものを考えるのではなく、全体的に物事を考えられるようにならなければならないとのお言葉。社員が信頼を落とせば、会社も信頼を落とす。社員の信頼があってこそ会社に信頼があるのだとの教え。
マレーシアで成功されている日本人実業家伝えたかったことは、メールの作法にとどまらず、懐の大きさ、器の大きさ、人間の大きさという部分、相手の気持ちに対する思いやり、大きな視野で物事を考える習慣をつける事。
そして、ウラオモテがある会社と解ったからといって、取引を断ち切るのではなく、悪気はなく感性が乏しいだけかもしれない。その人の人間性や器が大きくなるように取引できる様に視野を広げなさいという話でもありました。
余談になりますが、BCCだから相手が気づかないのではという疑問があるかもしれません。気づかないと思っているのは本人ばかり、話の流れから、相手は必ず気がつきます。それでも、確信も持てないし相手を信頼する努力をしているから、相手は直接は言わないだけです。
そういう方たちを裏切る様な事をする必要はどこにあるのかと。
BCCを使うケース
それでは、BCCはどういう場合に使うのかと野暮な質問をしてしまいました。考えれば分かるじゃないかと一喝されてしまいました。
BCCはどのようなケースで使うかというと、多くの人に一斉にメールする時に、受信する人同士がお互いに面識が無い可能性がある場合に、お互いのプライバシーを保護する目的で、相手の思いやってBCCにて送信するのです。
その際に、BCCで複数名にメールが送られている旨を伝える方が親切との事。なお、CCにメールを含める際には、それが誰なのか一言添えるほうが親切。